KolayOkul Nasıl Kullanılır?
KolayOkul iki ayrı okul yönetim sürecini tek lisans altında toplar: Nöbetçi Öğretmen Görevlendirme ve Veli Bilgilendirme. Aşağıdaki adımları takip ederek iki sistemi de güvenli ve düzenli şekilde kullanabilirsiniz.
🚀 İlk Başlangıç
1. 🔐 Lisans kodunu girin
Okulunuza tanımlanan lisans kodu ile sisteme giriş yapın. Girişten sonra okulunuza ait tanımlı veriler otomatik hazırlanır.
2. 🧭 Sistem seçin
Sistem Seçimi ekranından kullanmak istediğiniz modülü seçin: Nöbetçi Öğretmen Görevlendirme veya Veli Bilgilendirme.
3. 📂 İlk verileri yükleyin
İlk kullanımda ilgili modülün Veri Kurulumu ekranından okul dosyalarınızı yükleyin.
4. ✅ Kullanıma başlayın
Veriler hazırlandıktan sonra seçtiğiniz sistemi doğrudan kullanabilirsiniz.
🧑🏫 Nöbetçi Öğretmen Görevlendirme Sistemi
Bu sistem, raporlu veya izinli öğretmenlerin dersleri için uygun nöbetçi öğretmenleri belirlemenize yardımcı olur.
- Veri Kurulumu ekranına girin.
- Öğretmen ders programını yükleyin. Öğretmen adlarının düzgün ve tutarlı yazılması önemlidir.
- Nöbet çizelgesini yükleyin. Günlere göre nöbetçi öğretmenler sistem tarafından okunur.
- Varsa görev verilmeyecek öğretmenleri tanımlayın.
- Ana ekranına geçin, gün seçin ve gelmeyen öğretmenleri işaretleyin.
- Görevlendirme Oluştur butonuna basın. Sistem uygun nöbetçi öğretmenleri boş saatlerine göre listeler.
- İsterseniz sonucu PDF olarak indirin ve Geçmiş ekranından önceki kayıtları takip edin.
👨👩👧 Veli Bilgilendirme Sistemi
Bu sistem, öğrenci yoklamalarını takip etmek ve gün sonunda velilere gönderilecek bilgilendirme metinlerini hazırlamak için kullanılır.
- Veri Kurulumu ekranına girin.
- Öğrenci / sınıf listesini yükleyin. Sınıf, okul numarası ve öğrenci adı bilgileri düzenli olmalıdır.
- Veli telefonlarını ekleyin. Telefonlar yoksa “sonra gireceğim” seçeneğiyle devam edebilirsiniz.
- Öğretmen ekranından sınıf, ders saati ve dersi seçerek yoklama alın.
- Öğrencileri geldi, gelmedi, geç geldi veya izinli olarak işaretleyip yoklamayı kaydedin.
- Geçmiş ekranında sınıf ve tarih seçerek yoklama kayıtlarını ders saati sırasına göre inceleyin.
- İdare ekranında gün sonu veli bilgilendirme metinlerini sınıf ve tarih bazlı hazırlayın.
☁️ Lisansa Bağlı Veri Mantığı
🔁 Otomatik hazırlık
Lisansla giriş yapıldığında okulunuza ait tanımlı veriler hazırlanır. Böylece her kullanımda tekrar dosya yükleme ihtiyacı azalır.
🛡️ Güvenli kullanım
Her okul kendi lisansı ile giriş yapar. Tanımlı okul verileri sadece ilgili okul kullanımına göre hazırlanır.
⚙️ Ayarlar
Lisans bilgileri, veri bağlantısı ve çıkış işlemleri Ayarlar ekranından yönetilir.
📋 Dosya Hazırlama Kuralları
- Öğretmen adlarını mümkün olduğunca tam ad-soyad yazın.
- Ders olmayan hücreleri boş bırakın.
- Nöbet çizelgesinde gün başlıklarını anlaşılır yazın.
- Tablonun içine imza metni, resmi yazışma veya açıklama eklemeyin.
- Öğrenci adı, okul numarası ve sınıf bilgilerini düzenli tutun.
- Veli telefonlarını aynı formatta yazmaya çalışın.
- Aynı öğrenciyi birden fazla satırda tekrar etmeyin.
- Sınıf adlarını tutarlı yazın: örneğin 7/D biçimini koruyun.
💡 Günlük Kullanım Önerisi
Sabah
Gelmeyen öğretmen varsa Nöbetçi Öğretmen Görevlendirme sistemiyle günlük görevlendirmeyi oluşturun.
Ders içinde
Öğretmenler Veli Bilgilendirme sisteminden sınıf yoklamalarını ders saati bazlı kaydetsin.
Gün sonunda
İdare ekranından gelmeyen/geç gelen öğrencileri kontrol edip veli bilgilendirme metinlerini hazırlayın.